Tech Stack – Guide til en lean Festival

Guiden er et resultat af et samarbejde mellem Wonderful Copenhagen og Københavns nye teknologifestival Techfestival. Den tager udgangspunkt i Techfestivals arbejde og erfaringer, der her er fremstillet i en guide. Uanset om du laver kulturarrangementer eller større fagfestivaler, kan du hente ideer og praktisk viden i denne guide.

I 2018 samlede Techfestival 16.000 mennesker i Kødbyen. Bag festivalen var en  digital infrastruktur, der var udviklet uden brug af bureauer og programmører. I stedet blev let tilgængelige programmer brugt til alt fra billetsystem, kunderelationssystem og aktiveringskampagner. Denne guide giver et indblik i, hvilke programmer Techfestival brugte og til hvilke formål. Forhåbentlig kan guidens overblik over digitale programmer inspirere andre event-arrangører.

I dag findes en lang række løsninger, der uden større investering og -kendskab gør det muligt at skabe merværdi. Merværdien kan findes gennem automatisering af tidskrævende arbejdsopgaver eller udnyttelse af simple data til at skabe relevante og målrettede brugeroplevelser. Det kan lyde besværligt og overvældende, men vi håber I giver jer i kast med det. Det gode ved værktøjerne, der er beskrevet i denne guide, er at de kan testes af på en eftermiddag uden, at I skal have penge op af lommen. Guiden blev udviklet som en del af et strategisk samarbejde mellem Wonderful Copenhagen og Techfestival med fokus på indsamling og anvendelse af data.

Læs hele guiden til en lean Festival her. (udarbejdet af Techfestival og Wonderful Copenhagen 2018)

Nedenstående findes en liste over de services, der blev benyttet i 2018. Hvor det er relevant er tilføjet nogle erfaringer og begrundelser for programmerne.

Mailchimp

En service, der bruges til at sende nyhedsbreve og automatiserede e-mails. Der findes en lang række alternativer, der også kan bruges (fx Sengrid og Activecampaign). I valget af Mailchimp vægtede vi højt, at det er let at integrere med andre services.

Vigtigt-tip: Sørg for, at alle jeres mailinglister overholder GDPR. Med andre ord, sørg for, at brugerne har givet jer eksplicit lov til at sende dem bestemte e-mails.

WordPress

Festivalens hjemmeside er baseret på WordPress. Hjemmesiden blev oprindelig udviklet sammen med designbureauet Trouble. Der findes dog en lang række templates målrettet forskellige hjemmeside typer (fra Airbnb-kloner til Huffington Post), der ikke kræver særlig design og udvikling. Herudover kan andre alternativer til WordPress (f.eks. Squarespace) også sagtens bruges afhængig af, hvad I vil opnå.

Google Suite

G-Suite  giver adgang til regneark, kalender, email og andre digitale services. Som sæsonbaseret organisation er det en fordel at kunne tilføje og fjerne nye brugere fra måned til måned. Herudover er det generelt let at integrere Google services med andre værktøjer.

Vigtigt tip: sørg for at oprette en organisationsmappe, hvori alle dokumenter og mapper skal placeres. Ellers risikerer I at miste dokumenter, når en bruger deaktiveres.

Eventbrite

Vi brugte Eventbrite som billetsystem pga tre ting: 1) integrationsmulighederne med andre services, 2) deres “multi-user feature”, der lod os give samarbejdspartnere adgang til specifikke aktiviteter, og 3)  fordi Eventbrite har deres egne promoveringskanaler (omtrent halvdelen af vores registreringer kom igennem Eventbrite-ejede kanaler).

Med 119 unikke aktiviteter, hvor folk kunne registrere sig, nåede Techfestival i 2018 formentlig punktet, hvor det vil give mening at få billetsystemet integreret med hjemmesiden for at spare opsætningstid og ikke have konflikt med, hvor vi sender folk hen (hjemmeside vs Eventbrite).

Vigtigt tip: ønsker I at kommunikere med deltagerne uden om Eventbrites egen funktion, skal som følg af indførelsen af GDPR-reglerne sørge for at få lov til dette.

Typeform

Til at samle inputs fra brugere anvendte vi Typeform. Typeform er let at få til at se godt ud, er let at integrere med andre services og har nogle mere avancerede funktioner end f.eks. Google Forms.

Airtable

Regneark dannede udgangspunktet for meget af festivalens datahåndtering i 2017. Der var regneark for program, talere, partnere, frivillige osv. I 2018 blev mange af disse ark samlet og integreret i en simpel database bygget op omkring Airtable.

På mange måder fungerer Airtable helt ligesom et regneark. Den store forskel er, at Airtable er optimeret til at lave relationer mellem forskellige datatyper. Datatyper kunne være én person, der arbejder for én virksomhed, der ligger i én bestemt by, hvilket er tre forskellige typer (navn, arbejdsplads og lokation). Dette gør det muligt at få de mange regneark til at snakke sammen og konstant være opdateret – f.eks. vil en ændring i arbejdsplads for en bestemt person automatisk være reflekteret alle steder, hvor personen fremgår.

Zapier

Muligvis dét vigtigste af de anvendte redskaber er Zapier. Kort fortalt er det et program, der bygger bro mellem andre programmer, så et input i ét program resulterer i et output i et andet program. På Techfestival blev det for eksempel brugt til at få alle, der købte billet gennem Eventbrite automatisk tilføjet en særlig mailingliste på Mailchimp.

At få programmer til at snakke sammen kræver ofte erfaring med programmering, men al det besvær har Zapier taget hånd om og brudt ned til nogle simple steps, der gør det muligt for alle med lidt tålmodighed at integrere forskellige services med hinanden.

Tip: Zapier integrerer mere end 1.000 forskellige programmer med hinanden. Det er derfor værd at undersøge, hvilke muligheder I har med de programmer, som I allerede bruger.

Øvrige programmer

Clearbit blev i 2017  brugt til at lokalisere lokationer på email-adresser (hvilket kunne skabe særlige emailkampagner målrettet f.eks. Internationale gæster). Clearbit er dog endnu ikke opdateret i forhold til GDPR, hvorfor det anbefales at vente med at bruge denne service.

Facebook Pixels blev installeret på hjemmesiden for at kunne lave reklamer på Facebook målrettet folk, der tidligere har besøgt hjemmesiden uden at købe et armbånd.

Pleo blev brugt som medarbejder kreditkort. Fordelen er, at alle udlæg bliver dokumenteret og forenkler regnskabsarbejdet.

iZettle blev brugt som salgssystem, hvor det var nødvendigt at betale med kreditkort.

Læs hele guiden til en lean Festival her. (udarbejdet af Techfestival og Wonderful Copenhagen 2018)

Få konkret inspiration til hvordan Techfestival brugte digitale services til at skabe merværdi for gæsterne og festivalen.

Automatisk email-aktiveringskampagne

Værktøjer: Eventbrite, Mailchimp og Zapier.

For at aktivere festivalens gæster til at udforske de mere end 200 aktiviteter skabte vi en email-kampagne, der automatisk gik i gang efter brugeren havde gennemført sin registrering. Med en åbningsrate på over 60% for hver af de fire e-mails, der var en del af kampagnen, viste det sig som et effektivt redskab til at aktivere gæsterne forud for festivalen.

Udfordring

Techfestival er en ny festival, der samtidig er bygget utraditionelt op ved at have en række forskellige formater, oftest drevet af eksterne medskabere. Derfor er der en masse information omkring festivalen, og hvordan den tilgås, der skal kommunikeres med gæsterne før festivalen for at forventningsafstemme og sikre, at gæsterne får en god oplevelse.

Eksempelvis er der nogle aktiviteter, der kræver, at deltagerne ansøger, andre, hvor de skal registrerer sig, og andre igen, hvor de blot skal møde op. Dette er blot et eksempel på information, der skal kommunikeres klart til deltagerne, så man undgår utilfredse deltagere ved ankomst.

For at skabe det mest naturlige flow af information, der ikke virkede overvældende på deltagerne, skabte vi en “onboarding email-kampagne”. Den bestod af fire emails, der hver især introducerede vigtig information for deltagerne. Kampagnen blev aktiveret i forhold til, hvornår deltageren registrerede sig.

Udover at formidle information, var det et effektivt redskab til at få deltagerne til at deltage i en større del af programmet og ikke blot deltage i en enkelt aktivitet.

Teknisk setup

Nyhedsbrevene blev sendt ud ved hjælp af Mailchimp. I Mailchimp er der en mulighed for at lave email-kampagner, der starter automatisk efter forskellige definerede kriterier. Vi valgte en rimelig simpel løsning og satte kampagnen til at starte, når en ny person blev tilføjet til en bestemt email-liste.

Kampagnen vi lavede bestod af fire emails. I stedet for at sende dem alle sammen samtidig, satte vi det op sådan, at der gik mellem en og tre dage mellem hver email. Således modtog gæsterne den første email dagen efter, at de havde registreret sig til Techfestival, og den anden e-mail blev sendt 3 dage efter.

Da alle vores gæster registrerede sig gennem Eventbrite, brugte vi Zapier til automatisk at tilføje nye registrerede til email-listen på Mailchimp. Eventbrite har en indbygget løsning, der burde gøre dette arbejde uden brug af Zapier, men vi oplevede ofte, at der var problemer og valgte derfor at anvende Zapier for at minimere risikoen for fejl.

Når du flytter personlige oplysninger (såsom emails) fra ét program til et andet, så er det vigtigt, at I har fået eksplicit godkendelse til dette af brugeren. Eventbrite har ikke indbygget dette i deres standardformular. Derfor råder vi jer til at lave et custom-field, hvor I spørger om lov til at sende relevant information gennem nyhedsbreve. Gør I ikke dette, må I reelt kun kommunikere med gæsterne igennem Eventbrite.

Anden anvendelse

Vi benyttede den automatiske email-kampagne til at fortælle alle vores gæster om festivalen bid for bid i stedet for at overvælde dem med én lang email. Automatiske emailkampagner kan dog snildt anvendes til mange andre situationer end festivaldeltagere.

For eksempel er det effektivt, at nye mennesker, der melder sig til et nyhedsbrev, modtager særlige emails om nyhedsbrevet. Det kan også være nye medarbejdere, der skal have forskellig information, men ikke skal bombarderes. Med andre ord, lige så snart I har en bestemt målgruppe, der skal have en masse information, så kan det oftest klares ved at nedbryde informationen i mere konkrete bidder og sende det automatisk i en emailkampagne.

Næste version

Alle gæsterne fik samme emails. Vi anvendte ikke nogle data om den specifikke gæst til at skræddersy indholdet i nyhedsbrevene til brugeren. Dette vil klart være en spændende mulighed at udvikle.

To relevante udvidelser af systemet vil være at lave en kampagne, der tager højde for interesse og lokation. For eksempel kan et program som Clearbit bruges til registrere om gæsten bor udenfor Danmark. Hvis dette er tilfældet, kan gæsten få en særlig email, der introducerede dem til byen og de mange muligheder. I 2018 havde Clearbit dog desværre ikke opdateret deres service til at overholde GDPR lovgivningen, hvormed vi afstod at bruge servicen. Det må forventes, at de hurtigst muligt får fundet en måde at opretteholde deres værktøj post-GDPR.

Ansøgningssystem

Værktøjer: Google Sheets, Typeform, Gmail, Zapier og Eventbrite.

Et af Techfestivals formater, Summits, er en række af  mindre 1-dages samlinger for mennesker indenfor forskellige emneområder (f.eks. Designere, Byudviklere og coworking-ejere). Hver af disse Summits var hostet af en eller flere eksperter indenfor området, og alle kunne ansøge om at deltage i samlingen ved skrive en simpel motivation. Til dette satte vi et system sammen, der automatiserede hele processen.

Udfordringen

Med 30 summits, 51 værter og godt 2.000 ansøgere, krævede det et system, der fungerede automatisk og gjorde det let for deltagere, værterne og os. Vi udviklede derfor et system der gjorde det let at forbinde værterne med ansøgerne og samtidig sikrede, at de følte sig som ejere af processen og besvarede ansøgerne til tiden.

Teknisk setup

For at ansøge om deltagelse i et summit udfyldte gæsterne en motiveret ansøgning i Typeform. Vi havde en samlet Typeform for alle summits, så deltagerne kunne let vælge, hvilket summit de ville deltage i og udfylde basal kontaktinformation og deres motivering.

Herfra satte vi en automatisering up i Zapier der, baseret på forskellige nøgleord, fordelte ansøgerne til specifikke Google Spreadsheets, således at vi havde alle ansøgerne til de respektive summits i separate sheets. Værterne fik herefter adgang til det sheet der havde ansøgerne til deres summit.

Gennem en anden automatisering i Zapier sikrede vi, at værterne fik en email notifikation, hver gang der kom en ny ansøger. I denne email havde vi selvfølgelig indsat et link til det rigtige spreadsheet, så de blot kunne klikke på linket, læse ansøgningen og tage stilling til om ansøgeren skulle inviteres eller sættes på ventelisten.

For at træffe denne beslutning, skulle værten blot vælge “yes” eller “on hold” i en dropdown menu i spreadsheetet. Uanset hvilken mulighed personen valgte, satte det gang i Zapier. Hvis værten valgte “on hold” fik ansøgeren en email om, at de var på ventelisten.

Hvis ansøgeren blev accepteret, modtog de med det samme en automatisk email med et link til en hemmelig Eventbrite side, hvor de kunne tilmelde sig ved hjælp af et kodeord, der var skrevet i emailen.

Anden anvendelse

Systemet kan snildt overføres til andre situationer, der omfatter en ansøgnings- og review-process. Det kunne være en ny film-festival, hvor filmskabere indsender links til deres video, hvorefter et panel skal vælge, om de skal inviteres eller ej. Det kunne også være en startup accelerator, hvor forskellige startups ansøgte om at komme med, og nogle eksterne mentors kunne invitere til samtale.

Afrunding

Vi ved, at der er mange udfordringer i at skabe en festival. Der skal skaffes tilladelser, sælges billetter, rejses penge, koordineres mellem ufattelig mange samarbejdspartnere og findes frivillige og projektansatte, der er villige til at arbejde mere end, hvad der rimeligt kan forventes.

Vi håber dog, at denne guide har været med til at mindske de bekymringer og udfordringer, som I måtte have i forhold til det digitale setup – især for nystartede festivalorganisationer. Vi er nemlig af den overbevisning, at man idag kan komme rigtig langt helt uden programmeringsevner og særlige designede løsninger. Snarere handler det om at turde eksperimentere og lege med de mange værktøjer, der er tilgængelige uden dyre engangsbetalinger.

Skulle du blive grebet af mulighederne, kan vi anbefale at følge med på internetsider som Product Hunt (www.producthunt.com) og Indiehackers (www.indiehackers.com). Her vil du få daglig inspiration til nye værktøjer, og hvordan de kan implementeres på kreative måder.

Læs hele guiden til en lean Festival her. (udarbejdet af Techfestival og Wonderful Copenhagen 2018)